Mẹo lưu kho hồ sơ, chứng từ cho giới văn phòng

Việc sắp xếp, quản lý các hồ sơ, tài liệu là vô cùng cần thiết với giới văn phòng. Tuy nhiên số lượng giấy tờ tương đối lớn khiến các nhân viên văn phòng thường khó khăn trong việc lưu trữ. Những mẹo đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn có cách lưu chứng từ và các giấy tờ liên quan một cách khoa học và hợp lý nhất.

Thiết kế diện tích lưu kho hồ sơ đúng chuẩn

Tùy thuộc số lượng giấy tờ, hồ sơ bạn tiếp nhận hàng ngày cũng như không gian lưu trữ mà sẽ có các tủ thiết kế đựng hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Với công ty lớn, nhiều ban khác nhau thì diện tích kho luu chung tu nên được thiết kế rộng rãi, đảm bảo lưu được số lượng hồ sơ, giấy tờ lớn phục vụ các mục đích khi cần thiết.

Lưu kho hồ sơ theo khoa học
Lưu kho hồ sơ theo khoa học

Với những diện tích phòng không được rộng rãi trong khi lượng hồ sơ quá nhiều, bạn có thể nghĩ đến giải pháp thuê các dịch vụ lưu trữ chứng từ. Hiện nay, dịch vụ này đang được sử dụng tương đối rộng rãi với giá thành phải chăng.

Phân loại hồ sơ, chứng từ để dễ dàng quản lý

Hồ sơ, giấy tờ kinh doanh thường được lưu trữ rất lớn lên đến cả chục năm và nhiều hơn. Đây đều là những loại giấy tờ rất quan trọng và cần đảm bảo được bảo quản trong điều kiện tốt nhất có thể. Vì thế, các văn phòng thường xuyên rơi vào tình trạng thiếu diện tích kho chứa. Khi gặp tình trạng này, hãy nghĩ ngay tới giải pháp thuê lưu kho hồ sơ để có thêm diện tích cũng như điều kiện bảo quản giấy tờ tốt hơn.

Hãy dành một khoảng thời gian nhất định để thiết kế mô hình phân loại giấy tờ, hồ sơ để việc quản lý và tìm kiếm được dễ dàng nhất khi cần thiết. Hãy xác định giấy tờ bạn phụ trách  gồm những loại giấy tờ gì, liên quan đến lĩnh vực nào,… Hãy dự trữ thêm 1 ngăn để lữu trữ các giấy tờ quan trọng mà bạn ít khi sử dụng.

Sắp xếp hồ sơ, chứng từ khoa học

Sau khi đã lên sơ đồ và kế hoạch phân loại hồ sơ, bạn hãy sắp xếp các giấy tờ cần lưu trữ vào các khu vực dễ tìm và dễ lấy nhất có thể. Các cách sắp xếp thường được sử dụng hiện nay là:

Lưu trữ hồ sơ
Lưu trữ hồ sơ
  • Sắp xếp giấy tờ theo chữ cái giúp việc lưu kho hồ sơ khoa học và dễ tìm hơn.
  • Sắp xếp theo thời gia lưu trữ cũng là một cách khoa học và thường xuyên được sử dụng hiện nay. Bạn hãy sử dụng giấy nhớ và bút xóa để ghi chú, giúp việc ghi nhớ và tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
  • Sắp xếp theo tính chất và mắc độ quan trọng của hồ sơ. Với những hồ sơ quan trọng, bạn nên đặt khu vực trong cùng, hạn chế việc sử dụng đến. Các tài liệu không quan trọng hãy sắp xếp ở bên ngoài. Với các hồ sơ chưa đượ giải quyết, hãy bảo quản ở những nơi có điều kiện tốt, ngược lại với những hồ sơ đã được giải quyết, bạn có thể để bên ngoài.

Để đạt được hiệu quả lưu chứng từ cao nhất, bạn nên sử dụng các phương tiện hỗ trợ lư trữ đi kèm bao gồm máy Scanner hay máy tính lưu trữ file dạng tập tin, ghi tên cho file ghi chú để việc tìm kiếm bản gốc bên ngoài  được dễ dàng hơn.

Hy vọng với những chia sẻ trên trong việc luu kho ho so sẽ giúp bạn được phần nào đó trong việc sắp xếp, lưu trữ hồ sơ, chứng từ một cách khoa học và hợp lý nhất. Khi có nhu cầu sử dụng các dịch vụ cho thuê kho lưu trữ chứng từ, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.

Post Comment