Mẹo lưu hồ sơ, tài liệu cho người làm văn phòng

Lưu hồ sơ đối với những người làm văn phòng hành chính luôn là một việc làm vô cùng quan trọng. Nhưng làm sao để có thể lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học nhất. Hãy cùng qua bài viết sau để bạn có thể biết cách lưu hồ sơ cũng như quản lý tài liệu của mình một cách khoa học nhất nhé.

Cách để lưu hồ sơ, tài liệu cho người làm văn phòng

1.Chọn tủ hồ sơ

Đừng nghĩ việc lưu trữ hồ sơ trong những file hay tủ nhỏ để tiết kiệm bởi điều này thực tế lại chẳng giúp bạn tiết kiệm bằng việc bạn sử dụng tủ lớn đâu. Chính vì như thế mà bạn nên dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn. Vì khi đó với mỗi ngăn bạn sẽ có thể dán giấy bên ngoài để phân chia theo từng loại hồ sơ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm hơn. Hay bạn cũng có thể dùng tủ hồ sơ treo trên tường, chúng rất phù hợp với những văn phòng có không gian nhỏ. Việc sử dụng tủ hồ sơ treo trên tường vừa tiết kiệm không gian, giá thành cũng không quá đắt mà vẫn có thể giúp bạn giải quyết được khá nhiều hồ sơ khi bạn cần lưu hồ sơ trong một không gian quá hẹp. Hoặc bạn có thể sử dụng những mẫu giấy ghi chú, một trong những loại giấy không thể thiếu đối với người làm văn phòng. Với mỗi loại giấy khác nhau từ màu sắc tới kích thước, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ khác nhau.

2.Phân loại hồ sơ

Nếu như bạn cứ để hồ sơ 1 cách chồng chất, lẫn lộn giữa các loại hồ sơ với nhau mà không phân loại thì việc thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là một điều dễ dàng gặp phải. Bạn cần phải phân loại ngay từng loại hồ sơ theo chủ đề một cách chi tiết để dễ quản lý và tìm kiếm. Hoặc để chi tiết hơn bạn có thể chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm trong cùng một chủ đề. Và nếu như bạn có khả năng, bạn nên phân chia nhỏ từng cụm hồ sơ thành từng nhóm nhỏ hơn nữa.

lưu hồ sơ Quận 6

3.Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khi lưu hồ sơ sẽ giúp bạn tìm kiếm được khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:

–     Sắp xếp theo thời gian: Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.

–     Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ.

–     Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…

4.Lập danh mục hồ sơ

Việc lập danh mục hồ sơ sẽ giúp chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng. Và khi tạo 1 danh sách cụ thể, chính xác và đưa hồ sơ đó vào trong máy tính, bạn có thể tìm tra nhanh khi cần trên máy tính vị trí hồ sơ đó nằm ở đâu. Ngoài ra thì danh mục hồ sơ cũng cần phải cập nhật thường xuyên khi có bổ sung những hồ sơ mới.

5.Lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ khi lưu hồ so phải cần được lưu vào một vị trí nhất định để khi cần sẽ có thể truy cập một cách nhanh chóng. Hãy làm 1 hồ sơ về vị trí của hồ sơ để bạn có thể tra cứu và tìm một cách nhanh chóng nhất.

lưu hồ sơ Quận 6

Bạn có thể dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ và bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ và số thứ tự.. Sau đó lưu danh sách đó vào trong máy tính.

Bạn thấy đấy việc lưu hồ sợ quận 6 tại các văn phòng tưởng chừng rất đơn giản nhưng thực ra lại hết sức khó khăn, vất vả và có rất nhiều công việc đòi hỏi sự tỷ mỉ. Khi bạn làm việc cẩn thận, khoa học thì công việc hành chính của bạn sẽ luôn thuận lợi và diễn ra một cách nhanh chóng.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ LƯU TRỮ VINA – VINAMOVES
B6, Khu biệt thự Thanh Đa, P.27, Q. Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh
Điện thoại: +84 28 6258 9547 – +84 28 6258 9548
Email: hotro_khohoso@vinamoves.com

 

Post Comment